У програмі — п’ять упаковок. На полиці — дві. Лікар упевнений, що все списав, адміністратор згадує терміновий продаж, а відповідальний за склад уже відкриває чергову таблицю. Саме з таких дрібних розбіжностей наприкінці місяця складаються відчутні втрати.

Склад у ветклініці ніколи не стоїть на місці. Завдання обліку — не просто показати цифру, а відповісти, що сталося з кожною позицією.

Створіть зрозумілий довідник

Одна й та сама позиція не повинна існувати під кількома назвами. Для товару варто зберігати назву, категорію, одиницю виміру, штрихкод, закупівельну й роздрібну ціну, постачальника та мінімальний залишок. Для препаратів важливі серія і термін придатності.

Фіксуйте кожен рух

Основні операції — прихід, продаж, використання у процедурі, повернення, переміщення та списання. Кожна має дату, кількість, відповідального й підставу. Спокуса просто виправити залишок велика, але тоді причина зникне разом із помилкою.

Пов’яжіть склад із прийомом

Найнадійніший варіант — коли лікар додає препарат або матеріал до прийому, після чого система одночасно включає його до рахунку та списує зі складу. Це усуває повторне введення і показує реальні витрати на послугу.

Контролюйте терміни придатності

Звіт про партії, термін яких наближається, дає час використати їх за призначенням або узгодити повернення постачальнику. Під час видачі доцільно дотримуватися принципу: першими використовуються товари з найближчим терміном придатності.

Налаштуйте мінімальні залишки

Для критичних позицій визначте рівень, нижче якого потрібно сформувати замовлення. Враховуйте середнє споживання, строк постачання та сезонність. Надлишок заморожує кошти, а дефіцит може зірвати прийом.

Проводьте інвентаризації

Повна інвентаризація потрібна не щодня. Частіше перевіряйте дорогі, швидкооборотні та проблемні категорії. За кожною розбіжністю шукайте процес: пропущене списання, помилкова одиниця виміру, дубль товару або невірно оформлене повернення.

Які звіти потрібні керівнику

Корисно бачити залишки на дату, рух товарів, партії з коротким терміном, валовий прибуток від продажів, списання та позиції без руху. Звіт має допомагати прийняти рішення, а не просто показувати довгий список.

У GAK.Vet склад пов’язаний із послугами, прийомами та фінансами. А клієнт у застосунку може переглянути історію улюбленця, записатися на прийом і отримати повідомлення. Власник бачить зрозумілий сервіс, а керівник — куди пішла кожна упаковка.